Aconseguir que els hostes omplin el formulari de registre abans d’arribar al teu allotjament és, en gran mesura, una qüestió de canal i de moment. Les plataformes com Airbnb o Booking permeten enviar missatges, però el WhatsApp se sol llegir de seguida i gairebé sempre: no té comparació. Si vols maximitzar les possibilitats que els teus hostes completin el registre amb temps, WhatsApp és el canal que funciona.
Per què WhatsApp i no el correu electrònic?
El correu electrònic es llegeix bastant menys, i sovint els missatges d’allotjaments turístics acaben a la carpeta de promocions o spam. WhatsApp, en canvi, obre una conversa directa i personal. L’hoste percep el missatge com una comunicació propera, no com una notificació automàtica.
A més, WhatsApp permet respondre amb preguntes ràpidament, cosa que redueix la fricció si l’hoste té algun dubte sobre el formulari. El resultat és que es completen molts més formularis que per correu.
El moment ideal: 48-72 hores abans de l’entrada
El moment d’enviament marca la diferència. Si envies l'enllaç massa aviat (més d’una setmana abans), l’hoste ho deixarà per més endavant i s’oblidarà. Si l’envies el dia de l’entrada, no dones temps a corregir situacions si hi ha problemes. El punt dolç és entre 48 i 72 hores abans de l’entrada:
- L’hoste està pensant en el viatge i està receptiu
- Hi ha temps suficient per resoldre dubtes i reenviar si cal
- Tu tens marge per verificar que les dades s’han rebut correctament
- Compleixes el termini de 24 hores del RD 933/2021 sense cap pressa de darrera hora
Envia el missatge de registre exactament a les 10 del matí de dos dies abans de l’entrada. És l’hora de major taxa de lectura, i l’hoste sol estar en un context relaxat per respondre.
L’estructura del missatge perfecte
Un missatge WhatsApp eficaç per sol·licitar el registre ha de tenir cinc elements, en aquest ordre:
- Salutació personalitzada — Usa el nom de l’hoste si el tens. “Hola, Maria!” funciona molt més que “Estimat client”.
- Identificació de l’allotjament — L’hoste pot tenir altres reserves. Especifica el nom del teu allotjament i les dates.
- L’acció que demanes — Explica clar que és un requisit legal, no una opció. Això elimina les respostes del tipus “ja ho faré quan arribi”.
- L'enllaç de registre — Que sigui directe i visible. No l’amagueu dins de frases llargues.
- Disponibilitat per a dubtes — Tanca el missatge amablement, convidant a respondre si necessiten ajuda.
3 plantilles per copy-paste
Aquí tens tres missatges llestos per enviar, en català, castellà i anglès. Substitueix els camps entre [claudators] per les dades concretes.
Errors comuns i com evitar-los
- Enviar l'enllaç el dia de l’entrada: l’hoste està de viatge i no disposarà de temps. A més, ja haurien d’estar registrats.
- No fer seguiment: si no ha respost en 24 hores, envia un recordatori breu i amable. No agressiu.
- Missatge massa llarg: més de 5 línies per WhatsApp provoca que l’hoste el deixi per més endavant.
- No personalitzar: els missatges genèrics semblen spam. Usar el nom de l’hoste marca la diferència.
- Enllaç trencat o caducat: verifica sempre que l'enllaç de registre funciona correctament abans d’enviar-lo.
Com Estada automatitza l’enviament
Amb Estada, no has d’enviar els missatges manualment. El sistema detecta les reserves noves i envia automàticament el formulari de registre als hostes per WhatsApp o correu electrònic, 72 hores abans de l’entrada.
Si l’hoste no ha completat el registre en 24 hores, Estada envia un recordatori automàtic. I si encara no l’ha completat a 12 hores de l’entrada, t’avisa perquè puguis gestionar-ho directament. Tot sense haver de recordar-ho manualment per a cada reserva.
Automatitza els missatges als teus hostes
Estada envia l'enllaç de registre automàticament i fa el seguiment si cal. Tu només has de confirmar que tot està en ordre.
Demana accés — primer mes gratis